一：確定宴會(huì)的種類
宴會(huì)的種類較為繁多，按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)我們可以將宴請活動(dòng)分為不同的類型。從規(guī)格上宴會(huì)可以分為國宴、正式宴會(huì)、便宴。從禮儀角度可以分為歡迎宴會(huì)、答謝宴會(huì)、慶賀宴會(huì)等。從時(shí)間上也可以分為早宴、午宴和晚宴。只有了解宴會(huì)的不同類型，才能在籌辦或參加各類宴會(huì)時(shí)做到舉止得體、落落大方。當(dāng)前，國際上宴請的形式一般可以分為宴會(huì)、招待會(huì)、茶會(huì)和工作餐四種。具體采用哪一種宴請形式應(yīng)根據(jù)宴請目的、宴請對(duì)象，雙方身份、關(guān)系以及時(shí)間因素等方面綜合進(jìn)行考慮。
二：宴請者禮儀
為了更好地實(shí)現(xiàn)宴請活動(dòng)的既定目標(biāo)，作為宴請活動(dòng)的主人，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面的禮節(jié)和禮儀。
（一）明確宴請的目的
宴請的目的是多種多樣的，可以是為了慶祝雙方合作的成功，也可以是為迎送某位重要的客人。只有明確了宴請的目的，才能在這個(gè)基礎(chǔ)上確定其他相應(yīng)的籌備工作。
（二）確定宴請的名義和對(duì)象
在確定了宴請的目的之后，主辦方接著就應(yīng)當(dāng)考慮以何人的名義來邀請客人?？梢詡€(gè)人的名義，也可以單位的名義邀請客人。大型的宴請多以單位的名義發(fā)出邀請，有時(shí)也以個(gè)人名義發(fā)邀請；便宴多以個(gè)人或是夫婦名義共同發(fā)出邀請，具體以誰的名義來發(fā)邀請可根據(jù)主客雙方的關(guān)系來確定，一般我們要做到雙方關(guān)系對(duì)等的原則，以身份低者接待客人難免讓客人感到被冷落了，但如果每次宴請都由最高領(lǐng)導(dǎo)出席也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)增加很多額外的負(fù)擔(dān)。
宴請的對(duì)象指的是請客方哪些人士，請多少人，請到哪一個(gè)級(jí)別；我方誰來主陪，多少人來輔陪；如果是多方客人的話，還應(yīng)當(dāng)考慮到多方客人之間的關(guān)系。
（三）確定宴請的形式
在決定采用何種類型的宴請時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮賓主雙方的關(guān)系、宴請規(guī)模的大小、時(shí)間的長短、當(dāng)?shù)亓?xí)慣等因素。一般而言，正式的、規(guī)格高的、人數(shù)少的情況以正式宴會(huì)為宜；人數(shù)多、規(guī)模大的情況可安排自助餐；工作之間的間隙時(shí)間要安排進(jìn)餐則宜采用工作餐的形式。
（四）確定宴請的時(shí)間與地點(diǎn)
宴請時(shí)間有時(shí)候按主人的需要安排，如企業(yè)開業(yè)慶典、主人的生日聚會(huì)等；有時(shí)候由客人的因素決定，如為客人接風(fēng)送行等；有時(shí)候宴請的時(shí)間由重要的主人或客人來定，特別是對(duì)主賓而言，一定要是合適的時(shí)間。在宴請時(shí)間的問題上要注意：避開客人的禁忌日，不要選擇重大的節(jié)假日以及有重大的政治事件發(fā)生之時(shí)進(jìn)行。對(duì)信奉基督教的人士應(yīng)當(dāng)避開13日，尤其是13日又是星期五的日子；對(duì)穆斯林不要在齋月的白天宴請對(duì)方。通常，正式的宴請一般放在晚上進(jìn)行，有的時(shí)候主方工作人員可事先征求客方的意見，再?zèng)Q定宴請具體時(shí)間。宴請時(shí)間的具體長度要根據(jù)具體宴請的類型來決定。一般認(rèn)為，正式宴會(huì)時(shí)間為2個(gè)小時(shí)左右，便宴則1個(gè)小時(shí)左右，工作餐的時(shí)間則更短。對(duì)宴請時(shí)間一定要進(jìn)行必要的把握，不能太短，客人還沒有吃飽，也不能太長，拖拖拉拉浪費(fèi)時(shí)間。
宴請地點(diǎn)的選擇要考慮宴請的性質(zhì)、人數(shù)、環(huán)境、衛(wèi)生、交通、費(fèi)用等因素。交通方便、環(huán)境幽雅、服務(wù)到位、干凈衛(wèi)生的宴請地點(diǎn)能表達(dá)主方對(duì)客方的重視和尊重。熟人之間的宴請可以選擇在家里或是雙方熟悉的地點(diǎn)，穆斯林可選擇清真餐廳，大型活動(dòng)的宴請則宜選在高檔的賓館飯店進(jìn)行，現(xiàn)代人宴請不僅僅是為了“吃東西”，有時(shí)候還要“吃文化”，如果宴請地點(diǎn)檔次過低，即便菜肴有特色，服務(wù)很到位，也難以滿足現(xiàn)代人的飲食需求。作為宴請的主人，不妨與不同價(jià)位的酒店建立一定的往來關(guān)系，這樣宴請的時(shí)候能夠做到“?？褪扉T熟路”，受到熱情的禮遇和招待，自然與一般的客人不同。
（五）布置宴會(huì)場所
1.布置環(huán)境
選定宴請地點(diǎn)之后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)宴請的目的和性質(zhì)布置宴會(huì)廳。主辦方可以根據(jù)活動(dòng)的需要，在宴會(huì)廳的正面上方懸掛橫幅；在宴會(huì)廳的兩側(cè)可擺放一些綠樹花卉；在宴會(huì)的正門口還可布置喜慶的氣球以及歡迎牌；還可布置宴會(huì)致辭所需要的麥克風(fēng)、投影等；此外，還可為宴會(huì)準(zhǔn)備一定的音樂，因?yàn)橐魳吠兄诤嫱?、調(diào)節(jié)宴會(huì)的氣氛，增進(jìn)客人的就餐興趣，主方可以適當(dāng)?shù)販?zhǔn)備一些輕快、抒情的音樂。具體的布置工作可請賓館飯店代為布置，也可由公司派專人前往賓館飯店進(jìn)行布置。
2.布置桌次
桌次是桌位的高低次序。宴會(huì)桌次的安排有嚴(yán)格的禮儀規(guī)范。中餐一般使用圓桌，偶爾也使用方桌；西餐則偏好于長桌。在排定桌次時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先定下主桌的位置。主桌面門定位，一般以離門遠(yuǎn)者、干擾少者為佳；平行桌則以右為尊，有時(shí)也會(huì)考慮以中心的桌次為主桌。在確定了主桌以后，其他桌次堅(jiān)持“遠(yuǎn)低近高”的原則，離主桌近的桌次較高，反之則桌次較低。
對(duì)中餐宴會(huì)，主桌可以稍有不同，比如較其他各桌的桌子略大，或是鋪設(shè)規(guī)格較其他各桌略高；但主桌以外的其他桌次的大小、鋪設(shè)規(guī)格等應(yīng)當(dāng)一致，不要隨意地使用參差不齊的餐桌。宴請桌次較多的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)在來賓請柬上注明具體桌次和座次，在宴會(huì)廳門口懸掛示意圖，在桌子上放置桌次牌，以便于來賓準(zhǔn)確就座，大型宴會(huì)一般應(yīng)有工作人員引導(dǎo)來賓入座。
3.布置座次
座次是座位的高低次序。餐館內(nèi)的座次以靠窗戶、視野好或是安靜舒適的角落為佳；而靠近過道、離洗手間較近的位子，容易被人打擾，因而不是理想的座位。安排主位時(shí)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“面門為尊、觀景為佳”的原則。具體來說，面對(duì)門的位置為上座，背對(duì)門的位置為下座；也可以面對(duì)主桌的位置為上座，以背對(duì)主桌的位置為下座；以面對(duì)舞臺(tái)的位置為主桌，以背對(duì)舞臺(tái)的位置為下座。在確定了主位以后，以主位為中心堅(jiān)持“近高遠(yuǎn)低，以右為尊”的原則，具體來說，離主位近者位次較高，離主位遠(yuǎn)者位次較低，同樣的距離則以右為尊。中餐宴會(huì)，男主人坐在上座，主賓在男主人的右手邊；如遇主賓身份高于主人，為表示尊重，可請主賓坐在主人的位置上，而主人坐在主賓的位置上；如有女主人，則女主人坐男主人相對(duì)的位置上，主賓夫人則安排在女主人的右手位置。主方陪同人員與客方陪同人員交叉而坐，避免主方人員坐在一起而冷落了客人。便宴、家宴的座次安排不及正式宴會(huì)要求嚴(yán)格，座位安排稍稍靈活，但基本上還是遵循“面門為上，以右為尊”的原則。
（六）發(fā)出邀請
一般的情況下，向客人發(fā)出的邀請有正式與非正式之分。正式的邀請大多采用書面形式；非正式的宴會(huì)則通常以口頭形式來表現(xiàn)，顯得比較隨便和靈活。正式宴會(huì)向客人發(fā)出的邀請以請柬較為正式，請柬可以寄發(fā)，也可以派專人上門提前遞送請柬。寄送請柬一定要注意寄送時(shí)間，通常以兩周為宜，時(shí)間太早，客人可能看過后又忘了；時(shí)間太晚，客人毫無準(zhǔn)備的時(shí)間，有時(shí)即使是客人想?yún)⒓友缯?，時(shí)間已經(jīng)過了。請柬以印刷精美為佳，請柬上要注明宴會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、主人姓名、赴宴的要求（著裝要求、桌次座次等）、是否需要回復(fù)、電話號(hào)碼等內(nèi)容。在需要安排座次的外事宴請中，英文格式的請柬上，在左下角標(biāo)注“R.S.V.P. ”表示“敬請賜復(fù)”；“Regrets only”表示“因故不能出席者請答復(fù)”；“To remind”表示不需要答復(fù)，只是提醒對(duì)方別忘了赴宴。中文格式的請柬沒有上述的這些提示，但邀請人通常會(huì)打電話來進(jìn)一步確認(rèn)邀請。主辦方人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)請柬的回復(fù)情況，估計(jì)客人的出席率并調(diào)整席位。一般的便宴或是家宴，可電話邀請或是當(dāng)面親口邀請。
（七）確定菜單
宴請的菜肴及酒水，需根據(jù)宴請活動(dòng)的性質(zhì)和形式來確定，同時(shí)要注意控制在公司的經(jīng)費(fèi)預(yù)算范圍內(nèi)。菜肴及酒水要考慮到客人的喜好、飲食習(xí)慣、通行的常規(guī)、地方特色。主人應(yīng)盡可能照顧赴宴者，尤其是一些有特殊要求的客人。例如，伊斯蘭教徒不喝酒、部分佛教徒不吃葷、有的西方國家不食動(dòng)物內(nèi)臟及動(dòng)物的血液。菜單確定以后，若為單位的宴請，應(yīng)報(bào)相關(guān)的主管批準(zhǔn)。較大的宴會(huì)酒水最好準(zhǔn)備三種以上，且應(yīng)在宴會(huì)桌上放置一份或多份菜單，方便客人心中有數(shù)并依據(jù)個(gè)人喜好取食。有時(shí)候每人一份菜單，宴請結(jié)束后，客人可以將精美的菜單帶回留作紀(jì)念。但是要注意，不可將菜肴的價(jià)錢也打在菜單上。定制菜單應(yīng)當(dāng)在多種口味上動(dòng)腦筋，而不可認(rèn)為越貴越好，越稀有的越好。在便宴或是家宴上，往往是現(xiàn)場點(diǎn)菜，這個(gè)時(shí)候，主人應(yīng)“主隨客便”請客人點(diǎn)菜；客人則也要“客隨主便”，照顧到主人和其他賓客的需求，量入為出，而不要抱著“今天不宰你，更待何時(shí)？”的想法，讓主人“大放血”，造成不必要的浪費(fèi)。
（八）撰寫講話稿或祝酒詞
正式的宴請通常有正式的致詞，應(yīng)提前撰寫講話稿。講話稿的內(nèi)容不應(yīng)太長，以簡短為宜，突出宴請的主題。講話稿寫好后，要交給客方，為客方的答謝致辭提供方便。