一、確定目標對象
需要先確認活動時受邀的來賓，并能夠掌握來賓的準確情況及相關(guān)背景；
二、合理的安排整個活動的流程
合理的安排整場活動的流程；例如：活動的目的、活動的主題、主持人的開幕詞、來賓的介紹等；
三、禮儀接待工作
在活動開始前，公關(guān)、接待與迎賓禮儀等相關(guān)人員應事先就位。并安排好專門的會議室與接待室，便于在活動開始前，能夠讓來賓有個良好休息與溝通場所；入場、簽到、剪彩、留言等活動，都要有專人指示和領(lǐng)位；
四、物料人員準備
在整場的慶典策劃活動中，為了現(xiàn)場能夠有一個良好的活動氛圍，是需要準備電源、音響燈光設(shè)備、舞臺、背景、綠化等設(shè)備；一些慶典專用品也都要根據(jù)活動的需要在活動開始前準備好，像一些剪彩用的彩綢帶、鞭炮、禮炮、鑼鼓、煙花、氣球、條幅，各種宣傳品、禮品等。安保工作一定要落實到位，根據(jù)活動現(xiàn)場進行合理安排。對有宴請內(nèi)容的慶典，要安排好就餐。另外，有些活動需要一些文藝節(jié)目，這就需要根據(jù)客戶要求來組織歌舞或民俗等表演。
五、答謝謝幕
為感謝蒞臨慶典活動的賓客，做好賓客的酬謝和送客。