舉辦一場成功的年會，除了年會策劃方案之外，還需要有一個專業(yè)的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)。在整個年會策劃執(zhí)行過程當(dāng)中會涉及多方面的人員和工作安排，如果事先能夠做好每一個環(huán)節(jié)的人員和工作安排，年會的舉辦將取得事半功倍的效果。
一、年會人員分工
每個人都有各自的擅長把合適的人安排到他擅長的工作崗位能夠提高年會活動效率。在企業(yè)年會策劃的過程中通常由年會小組的負(fù)責(zé)人來分配工作。組織能力比較強(qiáng)的人負(fù)責(zé)年會上人員的節(jié)目表演、負(fù)責(zé)節(jié)目排練的安排、聯(lián)系年會現(xiàn)場的服裝、模特、禮儀等工作。此外年會活動還需要有人負(fù)責(zé)采購、有人負(fù)責(zé)場地協(xié)調(diào)與確定等工作。所有人的工作都是為了讓年會活動能夠圓滿進(jìn)行因此每一項(xiàng)工作并不是單獨(dú)的每一項(xiàng)工作都需要向活動的總負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告。
二、嘉賓邀請
嘉賓的邀請工作需要先確定好擬邀嘉賓的名單，由專人聯(lián)系擬邀的嘉賓和嘉賓確定時間和地點(diǎn)，落實(shí)嘉賓是不是能夠準(zhǔn)時參加年會活動?；顒蝇F(xiàn)場要準(zhǔn)備好嘉賓的座位。在邀請嘉賓和接待嘉賓的過程中，要讓嘉賓感受到是被尊重的，增加公司在嘉賓心中的好感度。如果條件允許企業(yè)年會還可以邀請當(dāng)?shù)匾恍┟襟w對企業(yè)的年會進(jìn)行宣傳。
三、節(jié)目預(yù)演
年會活動上的節(jié)目表演一般有2個來源員工自己排練和外請的節(jié)目表演。不管是員工的節(jié)目還是為愛情的節(jié)目都需要參與表演的員工對自己的節(jié)目進(jìn)行語預(yù)演，保證活動的效果。如果是專業(yè)的活動策劃公司，則會在整個活動之前將所有的節(jié)目都進(jìn)行多次彩排，確?；顒硬粫霈F(xiàn)失誤。
四、活動現(xiàn)場布置
一般的年會活動現(xiàn)場布置的時間可能需要花費(fèi)1-2天時間，大型的活動則準(zhǔn)備時間更長?；顒硬紙龉ぷ饔行┎糠中枰F(xiàn)場搭建，包括舞臺區(qū)、嘉賓區(qū)、餐區(qū)VIP室、候場區(qū)、化妝區(qū)。有些公司為了體現(xiàn)出對員工的細(xì)致，還會特別準(zhǔn)備餐前交談及吸煙區(qū)。
五、活動環(huán)節(jié)設(shè)置及細(xì)節(jié)安排
年會活動的環(huán)節(jié)通過哪些環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，也是需要活動策劃者進(jìn)行策劃的。不同的環(huán)節(jié)之間，可以通過主持人串詞、也可以通過音樂視頻來進(jìn)行連接。